ざっくざくお金が貯まる【自作で超簡単 エクセル家計簿】作り方をお局経理が大公開!

こんにちは。マグロのとろみんです。

私は会社で経理のお局やってるくせに

家計簿作るのは面倒くさい!と思っている困った奴です。

 

そんな私がたどり着いた、家計簿アプリを使わなくても

1時間で【エクセル家計簿】作る方法公開します♪

 

1時間あれば作成から分析まで出来ちゃいます。

 

前回の【仕訳編】の続きとして

素早く集計するコツ【集計編】をお届けしようと思います。

 

 

ご紹介している方法を身に着けると

家計簿を1時間で作る技術だけじゃなくて

分析や見直しまで出来るようになるので

お金が溜まりやすい体質に改善できますよ。

 

良かったら参考にしてみてください。

 

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さらに手抜き♪家計簿作成する為の「締め日」の考え方

 

では。

集計する作業に入る前に。

【締め日】についての考え方をお話しします。

 

以前私は、感覚的にすっきりするので

月末締めで家計簿を作っていました。

 

 

ですが今は15日締めにしています。

 

なぜならば

クレジットカードの締め日に合わせて家計簿を作成しているからです。

 

 

現在私は、現金支払いがほぼなくなり、

クレジットカード決済やQRコード決済がほとんどです。

(QRコード決済=ペイペイ・アップルペイ等のスマホ決済アプリサービス)

 

そのうち締め日があるものは

クレジットカードのみ。

 

だったら

その請求の締めに合わせて作成したら楽だね。

あえて月末で作らなくていいね。

と思ってそうするようになりました。

 

その方法にしてからの

メリットとしては

 

カード請求書と、1件1件のカード利用明細の突き合わせをするついでに

家計簿が作れてしまう事。

 

オンラインからカード明細をエクセルにダウンロードすれば

手計算よりも早い。

 

そんな利点から、より早く家計簿作れるようになりました。

 

 

逆にデメリットですが

あえて挙げるならば

クレジットカードの締め日から請求確定するまで

2,3営業日ある。

 

なのでキッチリと締め日に家計簿作りたい人には向いていない。

くらいですかね。

 

 

という事で、

もしあなたが現金払いが少ない。

という場合はカード等の請求締め日に合わせて

家計簿を作るのも1つのアイディアです♪

 

 

集計を早く終える為のポイント

 

あ。ここで注意点です。

クレジットカードの請求締め日で家計簿を作る事にしたら

 

出来る限り

カード利用は1社にまとめる事おすすめします。

 

それか、クレジットカード側の締め日を

どの会社の分も同じ締め日にする。

 

締め日が異なるもの管理するとなると

一手間も二手間も必要で面倒くさくなります。

(QRコード決済やデビッドカードは即決済なので気にしなくてOK)

 

 

私はメインのカードは1枚。

QRコード決済は1社。

にしています。

 

一応サブのカードも持っていますが

メインカード会社を受付けてくれない決済先の物だけ別カードを利用。

 

 

銀行引き落としに関しても、

 

カード決済対応してない物のみ

銀行引き落とし。

 

 

という感じで分散しない様にまとめました。

 

 

さらに。

QRコード決済に関しては

よっぽどの事がない限り

食費のみに使う様にしています。

 

使う内容を限定すれば仕訳も必要なし。

締め日にスマホで明細確認し、

問題なければ1か月分丸々食費の欄に加えればOKになったので

 

電卓叩かなくてよくなり

めっちゃ楽になりました。

 

 

それと、

これは出来れば。で良いのですが

1レシート内、1費用項目だけになる様な買い物をすると

仕訳が楽です。

 

大型スーパーに行くと

1レシート内に食品と日用品などが混在すると思いますが

仕訳の時に面倒なので

私は、あまり混ざらない様にしています。

 

とはいえ。

スーパーで食品以外を全く買わないのも現実的に難しいかなーと思うので

 

いっそ、金額が小さいのであればスーパーで買った日用品は

全て食品として仕訳してしまうのも1つの手ですし

 

1か月の中でスーパーで日用品買うのはこの日。

と決めて覚えてられる様にしておく。

 

この2つどちらかを意識するだけでも

かなり仕訳は楽になるかな。と思います。

 

私はスーパーで買う日用品は

ゴミ袋とか小さい金額の物だけにしているので

潔く全て食品に仕訳しています。

 

そんな感じで

管理しやすいようにあなたも工夫してみてくださいね♪

 

 

集計するのに用意する物

では。集計のコツに移ります。

 

集計する際私は、

現金で支払った物を先に集計し、その後

銀行引き落としの物。

 

そしてクレジットカードや

スマホ決済関係を集計しています。

 

集計するにあたり以下の物がそろっているか確認しましょう。

必要な物:

◆用意しておいた現金払いのレシート

◆エクセルまたは、Googleスプレッドシートなどの表計算ソフト

◆その他銀行引き落とし・キャッシュレス決済等あればそれらの明細

 

 

表計算ソフト・エクセルをお持ちでない方は

Googleの無料・表計算アプリ「Googleスプレットシート」オススメです。

 

参考:「Googleスプレットシート」開き方

 

インターネットで

Googleトップ画面を開き、

右上の四角が9つ並んでいるところをクリックして

「ドライブ」というアプリ開きます。

 

アプリ開いたら画面左上に出てくる

「+新規」というボタンから「Googleスプレットシート」選択♪

 

これで使えます。

*PCでの利用をオススメします。

 

現金で支払った物:集計のコツ

 

ではいざ。

現金で支払った物から集計を始めます。

関連記事:超簡単な仕訳方法はこちらご参考下さい

 

それぞれの費用項目ごとに振り分けた

各ポケットからレシートを出して

集計していきますが

確認の為に何度も電卓叩くのは面倒なので

私は時短の為に、表計算ソフト エクセルに、

直接レシートの数字を打ち込んでいます。

 

 

エクセルまたは、Googleスプレッドシートなど

表計算ソフト開いたら

 

まずは

お使いの費用項目一覧を横並びに記入。

そして

少し行を空けて「集計行」も作っておきます。

(次の月からはシートコピーして使用)

 

準備出来たら

レシート見ながら項目ごとにダーーーって金額を打っていきます。

 

打ち終わったら

入力が間違っていないかをレシートと照合して

ここまでの作業は完了。

 

 

私は普段は

1件1件の日付や、細かい明細などは入力しません。

 

細かい明細を書き出すのは

家計見直しするとき位です。

 

それで充分事足りるという事が分かったので

普段は費用項目ごとに合計額を出すだけ

の時短バージョンに落ち着きました。

 

ここまで出来たら

 

全て現金でお支払いの方は

 

各項目ごとの合計を、1か月の収入で割って、

各費用が収入に対して何パーセントか。

を出しておきます。

 

それと、貯蓄に回すものがあれば

それも表に加えて貯蓄率も何パーセントか出しておきます。

*分析の仕方と、貯蓄の考えは次回記事でご説明します♪

 

 

カードや銀行引き落としの支払ある方は

あと少しの作業です。

がんばりましょ~。

 

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現金以外の集計 ①請求書を元に手計算するコツ

 

次にクレジットカード決済の集計方法に移ります。

 

私は、

紙の請求書上でアナログに鉛筆記入しつつやる時もあるし

オンラインからデータ引っ張ってくる時もあります。

 

というか。

きちんと締め日辺りで集計するときはオンラインデータ使いますし

 

怠けて紙の請求書が届くまで家計簿作らなかったときは

紙の請求書使って家計簿作ってます 笑

 

紙の請求書を送ってもらう事で

「あ!家計簿作ってない」と

気が付けるアラートになるので

私は紙の請求書、あえて取寄せています。

 

では

まずは紙の請求書使った集計方法のコツ、ご説明します。

(オンラインからデータ使った集計コツは次の章でご説明)

 

 

私はまず、請求書が来たら

 

利用明細書と請求明細を突き合わせる。

という事をします。

 

クリアホルダーの

「クレジットカード」ポケットに分けておいた

利用明細書を引っ張り出し1件ずつチェック。

 

特に問題なかったら

仕訳作業に移ります。

 

 

私は、項目の多い食品は〇印。

その他は、項目の頭文字を

請求明細に直接書き込みながら仕訳します。

ある時の明細に書き込んだ感じはこんな感じ。

 

ラインマーカーなど使って色で分けても良いと思います。

 

で。

仕訳後は集計をしますが

 

ここでのポイントは

【行数が少ない項目を先に計算する】

 

例えば、その月に

コスメ・服が2件

保険(固定費)が1件

食費関係10件

だったとします。

 

その場合私は

コスメ・服と

保険を先に計算して

残りの食費はカード請求額合計との差額で出す。

という方法を取っています。

 

10件の明細足すのは面倒くさいし、途中で間違う可能性もありますが

 

少ない明細行なら

計算するのも楽ですよね。

 

 

で。クレジットカード利用した分を全て

計算したら

先ほどの表に加えればOK。

銀行から自動振替されたものも

通帳参照に仕訳して

同じ様に表に加えます。

 

私は銀行の通帳にも、

先ほどのクレジットカード明細の様に

鉛筆でガンガン書いちゃってます。

 

 

あと、もしQRコード決済ご利用分があれば

 

ご自分の締め日で区切って

集計して表に加えます。

 

*私が使っているPAYPAYだと、

ログインしてトップ画面「取引履歴」から日付で絞り込み出来ます。

 

 

QRコード決済に関しては、

何か問題あった場合は

基本的には決済したその場で申告しないと

何ともならないと思っているので

 

決済金額等、決済時にきちんと確認必要があるとは思いますが

 

念のため私は

家計簿作る時まではレシート取っておくようにしています。

 

さ。ここまで集計終わったら

表の一番下部分に「各項目合計」÷「収入」で

 

それぞれの費用項目が収入に対して

何パーセントの割合かを出しておきましょう。

*分析の仕方は次回記事でご説明します♪

 

現金以外の集計 ②オンラインデータを集計するコツ

 

もしクレジットカードの使用頻度が高い。

という方はオンラインで明細取れる様にするとさらに楽です。

 

参考までにオンラインデータ引っ張って来たときの

集計ポイントを最後に記載しようと思います。

*ご利用会社毎に仕様が違うので各社お問い合わせください。

 

例えばEXCELで明細を取ってきたとします。

こんな感じでバーっとデータになります。

あとは、紙の請求書でやった時の様に

項目ごとに分けて、合計値を出せばいいのですが

 

スーパーなど利用頻度が高い店の

明細が複数行ある場合は

1個1個色付けたりするのは面倒なので

 

一旦名前で【並べ替え】してから

合計を出しています。

 

エクセルも、Googleスプレッドシートも

まずは並べ替えしたい範囲をドラッグして選択します。

 

選択したら

エクセルの場合は(2010以降)

【ホーム】タブの一番右の方、【編集】グループにある

【並び替えとフィルター】マークをクリック。

 

昇順。

を選択して並び替えます。

 

 

Googleスプレッドシートの場合。

並び替えたい範囲選択後、

 

【データ】メニューをクリックして

【列●を基準にA→Zでシートを並び替え】

を選択して並び替えます。

 

このひと手間で

同じ店がギュっと集まるので

集計前にやってみて下さいね。

 

並び替えたら、後は

こんな感じで(図は途中段階ですが)

費用項目ごとに色分けするなどしてから

合計をしていきます。

 

ここまで出来たら

あとは項目ごとに家計簿の表に加えて

 

ご自分の収入に対してそれぞれの

費用項目が何パーセント占めているのかを出していきます。

 

 

【1時間で家計簿♪】集計編まとめ

 

さて。

今回は家計簿アプリを使わなくても

たった1時間で【エクセル家計簿作成】出来る方法。

 

集計する際のポイントをお伝えしてきました。

最後に手順をギュっとまとめておきます♪

 

必要な物:

◆用意しておいた現金払いのレシート

◆エクセルまたは、Googleスプレッドシートなどの表計算ソフト

◆その他銀行引き落とし・キャッシュレス決済等あればそれらの明細

 

手順:

①表計算ソフトに費用項目を記入。合計欄を作る

②現金払いした費用項目ごとに集計していく

③その他 銀行引き落とし・キャッシュレス決済等も集計。表に加える

④収入に対して各項目が何パーセント占めるか計算する

 

 

初月だけはちょっと戸惑うかもしれませんが

慣れたら本当にあっという間に作れるようになり

楽ちんになるので良かったら習慣づけてみて下さい。

 

では。本日もここまで読んでいただきありがとうございます。

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