こんにちは。マグロのとろみんです。
あなたの会社では２０２０年３月～５月中に入退社された方いましたか？
私の働く会社でも急事態宣言中、
入退社があり、社会保険の手続きしましたが
いやぁ・・・・手続きにビックリする位時間掛かり振り回されてしまいました・・・。
お陰様で健康保険・厚生年金の申請に関して
コロナ渦でも早く受理してもらう為の【裏技】も発見できました。
今日は会社で従業員の為にする社会保険申請のうち
健康保険を迅速に発行してもらうための方法をお話します。
もしよかったら参考にしてみて下さい。
だてに経理のお局として働いてるわけじゃありませんっ
たまには意地だって見せます笑
目 次
会社は書類申請したのに何週間も受理されない。なんでや！
本日お話するのは会社で働く従業員の為にする
健康保険証の申請の話です。
私が働いている会社は
協会けんぽ（元・政府管掌健康保険）という協会に加入しています。
その場合、多くの書類は
年金事務センター（年金事務所の法人用窓口）
に提出して手続き。という仕組みになっています。
ちょっと不思議な感じもしますが
入社時等、厚生年金の手続きが発生する場合に
年金の処理後、保険証の発行作業に入る為、
提出先が年金事務センターなんだそう。
ともあれ。通常であれば
健康保険取得： 大体2～3週間くらい。
健康保険脱退受理： 3-4営業日。
（脱退完了の書類到着は ＋数営業日）
そのくらいで年金事務センターで手続きしてくれます。
ところが。
このコロナ第一波が猛威を振るっていた時。
時間掛かるだろうなーと予想してましたが
大体通常の倍くらいかかりました。
健康保険取得：３月後半に申請 → 5月中旬
健康保険脱退受理： 5月頭に申請 → 10営業日
（脱退完了の書類到着は ＋数営業日）
緊急事態宣言出てたので
状況は重々承知の上ですし
やってくれている方々に対しては感謝なのですが
今回取得申請したのは
出産に伴うお子さんの保険証の申請だったので、
新生児は１か月検診とか受ける必要あるんですけど・・・。
ってこちらがハラハラしてしまいました。
さらに。これは後で詳しく書きますが、
申請フォーマットがお知らせなく、更新され、
それに気づかず旧フォーマットで提出してしまい
その為、書類不備になり
余計に時間がかかったり、
大体の目安を申請者にも伝えたいな。
と思って問い合わせしてもフワっとした答えしかもらえず
困ったり。
そんな事があり
健康保険証ってある程度身分も証明できちゃうものだから
臨機応変。ってわけに行かないんだろうけど
必要な物だから
なんとかならんものなんですかね。。。
なんて思ってしまいました。
年金事務センターから人が消えた。えー。まじか
さて。
少なくとも4月5月は通常の申請手続きより
倍の時間がかかったのですが
緊急事態宣言下だったとはいえ。
なんでそんなに時間が掛かっていたか。
というと
どうやら年金事務センターは業務を外注に切り替えたそうです。
それでいつもよりも相当時間が掛かっていた。
との回答でした。
それ聞いて
なんか納得いかないな。というのが私の感想。
外注ってどういう事なんだろう？
特殊な業務なのに何を委託するんだろう？
という疑問と、
結局は年金事務所のシステムを使わないと
最終的な処理って不可能なんじゃないかなぁ？
って思ったんです。
私の勝手な推測ですが
もし、そうだとしたら無駄に時間掛かるだけだと思う・・・。
それはそうと、
年金事務センター、
外注の事に関して聞いても
「はぁ」みたいな歯切れの悪い答えしか帰ってこなかったので
事務センターで働く人にも
外注の状況は知らされていなかったんでしょう。
結局、
「すごく時間掛かってます」
位の回答しかいただけませんでした。
その電話が繋がっていたのは4月の話。
５月からは年金事務センターに電話しても
呼び出し音が鳴るだけで、誰も出なくなりました。
電話かけても留守電機能も作動してなかったけど
何にも情報くれずに
音信不通は流石にまずいと思う笑
あかんでー。
何回電話してもリンリンなるだけだったから
ちょっとビックリしたもん笑
ちなみに、
通常、法人の場合の窓口は年金事務センターなので
なるべく直接年金事務所に電話するのは控えていますが
年金事務センターが電話不通になってからは
管轄エリアの年金事務所に電話して状況をお尋ねしていました。
窓口業務が忙しいだろうに
丁寧に教えてくれた担当者さん達にはほんとに感謝です。
なるべく早く「健康保険証」発行してもらうための解決策
ここまで緊急事態宣言下では
保険証の発行までに
時間が掛かったよー。という話をしました。
でも。
なるべく早く処理してもらいたいですよね。
時間がかかればかかる程
「すみません。医者行きたいんですけど」
と、待っている従業員から、急かされるだろうし。
ここで。
私がたどり着いた
入社や扶養者追加で保険証発行してもらう時
急いでいる時の対応。をお話ししたいと思います。
①事前に急ぐことが分かっている時。
仮の保険証 「健康保険被保険者資格証明書」を発行してもらう。
協会けんぽでは
事前に医者に行く予定のある人に
「健康保険被保険者資格証明書」 という
「仮」の健康保険証を発行してくれます。
「健康保険被保険者資格証明書」詳細 ＊年金事務所リンク開きます
私は新生児の保険証が1か月以上発行されないという
痛い目にあったので
その後、入社した方の手続きする時は
医者に行く都合を聞き、
その人や扶養親族で
「医者に掛かる必要がある人がいる」時は
仮の保険証を発行してもらう書類を準備し、
本人に直接、会社の管轄年金事務所に持ち込んでもらいました。
(平時は制度説明だけして、本人から依頼されたら対応。)
仮の保険証は
会社の管轄の年金事務所で
特別な事がない限り、即日発行してくれます。
（混むと数時間待つので、朝一に行く事をオススメします）
なので「仮」とは言え、
保険証を手に入れるまでに一番早い方法です。
ちなみに。
既に健康保険証取得の申請途中で
急に医者に掛かる必要が出た際でも
「健康保険被保険者資格証明書」を年金事務所に持って行けば
「仮」の保険証発行してくれます。
＊その際は申請中の健康保険資格取得届や、
被扶養者異動届などのコピー持って行き、
申請中です。と説明するとスムーズです。
とはいえ。緊急事態宣言発令中などで
会社側から、外出禁止令等が出ている時は持ち込めないし
本当に急に病院行くとなった際は
間に合わないので
その場合は一旦、自費で立替えてもらい
後日、協会けんぽに対して払戻申請をするしかないかなぁ。って思います。
実はこの「仮保険証」に関してちょっとした不思議があります。
健康保険資格取得届(または異動届)と同時に
「仮の保険証」の申請すると
年金事務所で直接受理してもらえる為なのか
正式な保険証が発行されるのがすごく早いです。
「仮」は発行済なんだから
本来の手順踏んで年金事務センターに送ったやつを優先して処理した方が良いと思うんだけど
何故か、通常の20日も掛からずサラっと発行されます。
先日、緊急事態宣言解除後まもなく持ち込んだものは
仮の保険証発行されて３営業日でリアルの保険証届きました。
どういうシステムなんだろ。
不思議―。
不備で書類が戻ってくることが分かった時の対策
健康保険証発行には（協会けんぽの場合）
元々時間が掛かるのにも関わらず
不幸にも不備で書類が差し戻される。
事もあります。
そんな時でも、数日でも早く発行してもらう方法がないわけではありません。
ということで
②不備で書類が差し戻される時に1日でも発行を早くする方法
これは、その支部局によっても対応してくれるところと
してくれないところがあるかもしれませんので確実ではありませんが
良かったら参考にしてみて下さい。
通常。書類に不備がある場合
申請後、書類が会社に差し戻される事で
あ。
不備だったのか。
と、気が付きますが
混んでいる時や、今回の緊急事態時などでは
保険証が届くのがちょっと遅いな。と思って
こちらが問い合わせを入れて初めて
書類不備が発覚することがあります。
その場合はそもそもその時点で
書類提出から時間がかなり経っているし
そこから書類が戻ってくるまでに、さらに1週間かかったりしますので
書類を待っているよりも
新たに書類を作り直して提出してしまった方が早いです。
(管轄内から特定郵便で送られてくるのに何故1週間…)
新たに書類作って送り直しをするときには
必ず、問い合わせ時に
電話口で新たに作成して送る旨伝えて
以下の2つの事をして下さい。
◆ 送付先の担当の部署と担当者氏名を電話口で伺う
◆ 担当者宛に親展で送る
年金事務センターでは親展以外の郵便物は
必ず一度開封されてから部署に回されます。
親展の郵便物だけが直接担当者に届くシステムだそうなので
担当者のお名前が入っていると少し時間縮められます。
健康保険関係の申請フォーマット更新に注意（切実）
実は。
扶養者の保険証取得や、脱退に使う
健康保険 被扶養者（異動）届（国民年金第3号被保険者関係届）
の申請フォーマットが
2020年になってから変わっています。
その事に気が付かず
不備で戻されてるケース、多いと思われるので
一応その事も書いておこうと思います。
ちなみに脱退に関しては今までと記載方法は一緒です。
入社時家族を不要に入れる方がいる時や、
扶養者が増えた時の
手続きでは注意が必要です。
どこか変わったかと言うと、
事業者が、間違いなく確認したよ。という意味で
チェックを入れる項目が増えました。
そして。
ここの「確認したよ欄」
チェックないと書類は必ず不備で戻されます。
具体的には
配偶者は⑮欄・扶養者は⑯欄。
共に備考欄にあります。
備考欄を
拡大した図はこんな感じ
チェック欄 ちっさい！笑
参考：
申請書の詳しい書き方は申請のページにある「記載例」ご参照下さい。
そうそう。
ここのところ書類の書き方が違うと
有無を言わさず戻される割に
申請書が変更になった事のアナウンスは残念ながらないんですよねー。
これ本当にいつも困る・・・。
サラっと変えちゃうんだよねー。
今年に入り
被保険者(従業員)の保険証だけ発行され、
扶養家族の方々の保険証が届かなかった事がありました。
あれ？と思って
年金事務センターに
「扶養家族の分の保険証はいつ頃発行されますか？」
と問い合わせ、
そこで初めて書類のフォーマット変更に気が付かず
提出していた事を教えてもらいました。
ってか。
電話する迄なんで何日も不備の書類寝かせたままにしているんだろう・・・
と、言う疑問もあるけど、それは今は置いておくことにしよう。
と、いう事で。
書類不備で返されてしまうと面倒だし
時間がとても掛かってしまうので
面倒でも毎回申請の度に、申請書ダウンロードのページに行き、
ページの「更新日」をチェックするようにした方が良いです。
日付が更新されていても申請書が更新されているとは限らないのですが
日付更新を発見したら
申請書を開いてみて、今持っている物とどこが違うか確認を自分でする。
という作業をした方が良いです。
はぁ。
変更点がどこか。だけでも
アナウンスだけでもしてくれたら助かるのになー。
ＷＥＢ申請が強制適用ならば、使い勝手良くしてほしい
そういえば。
社会保険関連の手続き。
大企業では既にWEB申請が強制適用になっていますが
中小でも今後強制適用になります。
私としてはオンライン申請の方が良いので
この発表があった時に嬉しかったんですが
そのシステムってのが
正直２万ピースのパズル位難解で出来なかったんですよね。
いや。
正確に言うと
1度は出来たんですが
その後システム更新がなされた時に
システムエラーで受付出来なくなってしまった帳票があったり
どれがオンライン申請出来る帳票で、どれが不可能なのか。
と言った事も
分からなかったので
結果的に諦めて今まで通りの紙での申請に戻しました。
どうやら、
社労士に聞くと
労務管理ソフトなどを使うと問題なくオンライン申請出来るそうなのですが
うちの様な中小企業の場合
一年間の人の出入りって数人もいればいい方なんですよね。
その為にソフト入れて管理するのめんどいな。
なんて思って今に至る。という感じです。
今回の緊急事態宣言で
社会保険関係のお仕事している方々も色々大変だったと思うけど
是非。これを機に
オンライン申請出来るシステムも
もう少し分かりやすい物に更新してくれるといいなー。
と思っています。
最後にまとめ
本日は、会社で従業員の為に社会保険関係の申請を行っている担当者さん達向けに
協会けんぽの健康保険証の手続きに関して
なるべくスムーズに発行してもらえるためにはどうしたら良いか。
をお話しました。
ポイントを箇条書きします。
①事前に急ぐことが分かっている時。
仮の保険証 「健康保険被保険者資格証明書」を発行してもらう。
＊病院に行く日までに仮の保険証も手に入らない場合
一旦立替払いし、後日払い戻しの申請を
「健康保険療養費支給申請書」という書類で協会けんぽ宛にしてもらう。
②不備で書類が差し戻される事が分かった時
もう一度書類を作成して送付する。
その際。
送付先の担当の部署と担当者氏名を電話口で伺い、
担当者宛に親展で送ると早い。
健康保険始め、社会保険関係の手続きって
年々複雑になるし、
時間も掛かる様になっているので
申請担当のあなたも大変だと思いますが
更新される法令を勉強しながら
迅速に処理できる様いっしょに頑張りましょ～！
また何か気が付いた事あったら記事にすると思います♪
今日は以上です。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
